Personel belgelerinde süre kaçırmayın.Göreve uygun olmayan personeli önceden görün.
Özel güvenlik kimlikleri, sağlık raporları, yenileme eğitimleri ve şirketinize özel personel belgelerini proje bazında takip edin. Eksik ve süresi yaklaşan evrakları tek ekranda görün.
Kurulum gerektirmez • Excel listeniz aktarılabilir • Mobil uyumlu
Toplam aktif personel
184
Aktif proje
9
Süresi geçmiş belge
7
30 gün içinde bitecek
23
Eksik belgesi bulunan personel
11
Kritik İşlemler
- Süresi geçti
Ahmet Yılmaz
Özel Güvenlik Kimliği
- 8 gün kaldı
Zeynep Kaya
Sağlık Raporu
- Eksik
Mehmet Demir
Yenileme Eğitimi
- 21 gün kaldı
Ayşe Şahin
Özel Güvenlik Kimliği
Excel'de bir tarih gözden kaçtığında sorun sahada ortaya çıkar.
Personel sayısı ve proje sayısı arttıkça kimlik, eğitim ve diğer belge sürelerini manuel olarak takip etmek zorlaşır.
Süresi geçen kimlikler geç fark edilir.
Proje dosyalarındaki eksikler son anda ortaya çıkar.
Farklı Excel dosyaları güncelliğini kaybeder.
Hangi personelin göreve uygun olduğu net görünmez.
Çözüm
Personel uygunluğunu tek ekrandan yönetin.
- Personel ve proje bazlı takip
- Firmaya özel belge türleri
- Başlangıç ve bitiş tarihleri
- Eksik belge uyarıları
- 7, 15, 30, 60 ve 90 günlük süre görünümü
- Belge dosyası yükleme
- Excel'den personel aktarımı
- PDF ve Excel raporları
Personel Listesi
Örnek arayüz görünümüdür.
Nasıl Çalışır?
Dört adımda kurulum
Personelinizi aktarın
Mevcut Excel listenizi kullanarak personel kayıtlarınızı sisteme taşıyın.
Belge türlerinizi tanımlayın
Kimlik, sağlık raporu, yenileme eğitimi ve şirketinize özel belgeleri belirleyin.
Projelere atayın
Personelin hangi projede görev yaptığını ve proje evrak durumunu izleyin.
Riskleri önceden görün
Eksik ve süresi yaklaşan belgeler için zamanında aksiyon alın.
Bir arşivden fazlası: günlük operasyon ekranınız.
Riskleri erken görün
Süresi geçmiş veya yaklaşan belgeleri personele ve projeye göre inceleyin.
Denetime daha hazırlıklı olun
Proje personel listelerini ve belge durumlarını toplu olarak görüntüleyin.
Takibi kişilere bağımlı bırakmayın
Excel dosyaları ve kişisel hatırlatmalar yerine ortak ve güncel bir sistem kullanın.
Proje bazlı görünüm
Her proje için özet bir kontrol ekranı
Personel sayısını değil, göreve uygunluğu proje düzeyinde takip edin.
ABC AVM Projesi
Aktif projeAktif personel
24
Göreve uygun
20
Eksik belgeli
3
Süresi geçmiş belgeli
1
Örnek arayüz görünümüdür.
Özellikler
Personel belge takibi için gereken her şey
Personel kayıtları
Her personelin kimlik bilgilerini, projelerini ve belge geçmişini tek profilde tutun.
Belge ve tarih yönetimi
Silahlı/silahsız özel güvenlik kimlik kartı, psikoteknik değerlendirme raporu, temel eğitim ve yenileme eğitim sertifikası gibi belgelerin başlangıç ve bitiş tarihlerini kaydedin.
Proje bazlı uygunluk
Bir personelin göreve uygunluğunu, atandığı projenin belge gereksinimlerine göre görün.
Otomatik hatırlatmalar
Süresi yaklaşan veya geçen belgeler için tanımladığınız dönemlerde uyarı alın.
Excel veri aktarımı
Mevcut personel listenizi Excel üzerinden sisteme aktararak hızlı başlangıç yapın.
Yetkili kullanıcı erişimi
Yönetici, operasyon ve insan kaynakları gibi rollere göre erişim tanımlayın.
Güvenlik ve veri ayrımı
Her firmanın verisi yalnızca kendi hesabında.
Firma bazlı veri ayrımı
Her firmanın personel ve belge verisi kendi hesabı içinde tutulur.
Yetkilendirilmiş kullanıcı erişimi
Sisteme yalnızca tanımlanan kullanıcılar, kendilerine verilen yetkiyle erişir.
Dosyalara kontrollü erişim
Yüklenen belge dosyalarına erişim, kullanıcı yetkisine göre sınırlandırılır.
Düzenli yedekleme altyapısı
Planlanan altyapıPilot sürüm kapsamında düzenli yedekleme altyapısı planlanmaktadır.
İşlem kayıtlarının takip edilebilmesi
Planlanan altyapıSistem üzerindeki kritik işlemlerin kayıt altına alınması planlanan altyapı kapsamındadır.
Mevcut Excel listenizle pilot kullanıma başlayın.
Personel ve belge yapınızı birlikte inceleyelim. Mevcut listenizi demo ortamına uyarlayarak sistemin firmanızdaki kullanımını gösterelim.
Pilot kapsamı
- Mevcut Excel yapısının incelenmesi
- Belge türlerinin firmaya göre tanımlanması
- Örnek personel aktarımı
- Proje bazlı demo kurulumu
- Kısa kullanıcı eğitimi
Pilot kurulumu genellikle birkaç iş günü içinde tamamlanır.
Demo Talebi
Ekibinizle birebir bir demo görüşmesi planlayalım
Sık Sorulanlar
Merak edilenler
Belgena vardiya veya puantaj programı mı?
Hayır. Belgena'nın odağı personel belgeleri, geçerlilik tarihleri ve proje bazlı uygunluk takibidir.
Mevcut Excel listelerimiz aktarılabilir mi?
Pilot çalışma sırasında mevcut listenin yapısı incelenir ve uygun alanlar sisteme aktarılabilir.
Firmaya özel belge türleri tanımlanabilir mi?
Evet. Firma, takip ettiği belge türlerini ve uyarı dönemlerini kendi sürecine göre belirleyebilir.
Bir personelin farklı projelerdeki durumu görülebilir mi?
Personel ve proje ilişkileri üzerinden ilgili evrak durumu görüntülenebilir.
Kimler sistemi kullanabilir?
Firma yöneticisi, operasyon ve insan kaynakları gibi yetkilendirilmiş kullanıcılar sisteme erişebilir.
Belgena mevzuata uygunluk garantisi verir mi?
Belgena kayıt ve süre takibini kolaylaştırır; hukuki veya mevzuata kesin uygunluk garantisi vermez. Nihai kontrol ve sorumluluk ilgili firmaya aittir.
Sistem telefonda kullanılabilir mi?
Arayüz mobil cihazlara uyumlu olarak tasarlanmalıdır.
Fiyatlandırma nasıl belirleniyor?
Fiyatlandırma; personel sayınıza ve proje yapınıza göre pilot görüşmesi sırasında birlikte netleştirilir. Sitede sabit bir paket fiyatı paylaşmıyoruz çünkü ihtiyaç firmadan firmaya değişebiliyor.